Englische E-Mails schreiben: 10 Formulierungen, die immer passen

Du sitzt vor dem Bildschirm. Der Cursor blinkt. Du musst eine E-Mail auf Englisch schreiben - an einen Kunden, einen Kollegen, einen Lieferanten. Und plötzlich fragst du dich: Sage ich "Dear" oder "Hi"? Wie formuliere ich höflich, aber nicht zu förmlich? Wie klinge ich professionell, ohne aufgesetzt zu wirken?

Wenn du schon mal 20 Minuten an einer E-Mail gesessen hast, die auf Deutsch in zwei Minuten fertig gewesen wäre, bist du hier richtig.

In diesem Artikel zeige ich dir 10 universelle Formulierungen für englische E-Mails, die in fast jeder Business-Situation funktionieren - plus typische Fehler, die du vermeiden solltest und eine komplette Beispiel-E-Mail zum Abschluss.

Warum englische E-Mails so viel Zeit kosten

Das Problem ist nicht mangelndes Englisch. Das Problem ist zu viel Nachdenken.

Viele meiner Schüler erzählen mir: Sie übersetzen im Kopf vom Deutschen ins Englische. Sie googeln jede zweite Formulierung. Sie ändern Sätze dreimal, weil sie unsicher sind. Und am Ende klingt die E-Mail irgendwie... steif.

Dabei brauchst du keine komplizierten Formulierungen. Du brauchst ein paar zuverlässige Phrasen, die du immer wieder verwenden kannst - für Anfragen, Antworten, Termine, Beschwerden und Follow-ups.

Die Anatomie einer guten Business-E-Mail auf Englisch

Bevor wir zu den konkreten Formulierungen kommen, hier die Grundstruktur:

1. Anrede: Formell oder informell, je nach Beziehung

2. Eröffnung: Kurzer Einstieg, eventuell Bezug auf vorherige Kommunikation

3. Hauptteil: Dein Anliegen, klar und strukturiert

4. Call-to-Action: Was erwartest du als nächsten Schritt?

5. Abschluss: Höfliche Schlussformulierung

6. Grußformel: Passend zur Anrede

Klingt simpel? Ist es auch. Trotzdem scheitern viele an den Details.

10 Formulierungen, die in englischen E-Mails immer funktionieren

1. Die Anrede: "Dear" vs "Hi" vs "Hello"

Wann welche Anrede?

• "Dear Mr/Ms [Nachname]," – bei erstmaligem Kontakt oder sehr formellen Situationen

  (Und ja, es ist tatsächlich richtig, den Punkt hinter dem Kürzel wegzulassen!)

• "Dear [Vorname]," – wenn ihr euch kennt, aber es noch förmlich bleiben soll

• "Hi [Vorname]," – bei etabliertem, lockerem Kontakt

• "Hello [Vorname]," – neutrale Mitte zwischen formell und locker

Typischer Fehler: "Hello Mr Schmidt" klingt seltsam. Entweder "Dear Mr Schmidt" (formell) oder "Hi Thomas" (informell).

2. Eröffnung: Bezug auf vorherige Kommunikation

Statt direkt ins Thema zu springen, schaffe Kontext:

• "Thank you for your email." - Danke für Ihre E-Mail.

• "Following up on our conversation..." - Bezug nehmend auf unser Gespräch...

• "As discussed in our meeting..." - Wie in unserem Meeting besprochen...

• "Further to your request..." - Bezüglich Ihrer Anfrage...

Warum das wichtig ist: Es zeigt, dass du den vorherigen Austausch im Blick hast und schafft einen roten Faden.

3. Höfliche Anfrage stellen

Vermeide direkte Befehle. Formuliere Anfragen höflich:

• "Could you please send me...?" - Könnten Sie mir bitte... schicken?

• "Would it be possible to...?" - Wäre es möglich, zu...?

• "I would appreciate it if you could..." - Ich würde es schätzen, wenn Sie...

• "Would you mind...?" - Würde es Ihnen etwas ausmachen, ...?

Typischer Fehler: "Please send me the report" klingt zu direkt. Besser: "Could you please send me the report by Friday?"

4. Informationen bereitstellen

Wenn du etwas erklärst oder mitteilst:

• "I'm writing to inform you that..." - Ich schreibe, um Sie darüber zu informieren, dass...

• "I'd like to let you know that..." - Ich möchte Sie wissen lassen, dass...

• "Please note that..." - Bitte beachten Sie, dass...

• "Just a quick update on..." - Nur ein kurzes Update zu...

Tipp: "I'm writing to..." ist förmlicher, "Just a quick update" ist lockerer. Wähle je nach Situation.

5. Einen Termin vorschlagen

Terminabsprachen gehören zu den häufigsten E-Mail-Situationen:

• "Would [date/time] work for you?" - Würde [Datum/Uhrzeit] für Sie passen?

• "I'm available on [days]. Please let me know what works best for you." - Ich bin an [Tagen] verfügbar. Lassen Sie mich wissen, was am besten für Sie passt.

• "Could we schedule a call/meeting for...?" - Können wir ein Gespräch/Meeting vereinbaren für...?

• "Let me know if you'd prefer a different time." - Lassen Sie mich wissen, falls Ihnen eine andere Zeit besser passt.

Typischer Fehler: "We can meet on Monday" klingt zu bestimmend. Besser: "Would Monday work for you?"

6. Um Bestätigung bitten

Du brauchst eine Rückmeldung? So fragst du höflich:

• "Please confirm receipt of this email." - Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser E-Mail.

• "Could you please let me know if this works for you?" - Könnten Sie mir bitte Bescheid geben, ob das für Sie passt?

• "I'd appreciate your confirmation by [date]." - Ich würde Ihre Bestätigung bis [Datum] schätzen.

• "Looking forward to your reply." - Ich freue mich auf Ihre Antwort.

7. Sich entschuldigen (professionell)

Fehler passieren. So entschuldigst du dich angemessen:

• "I apologize for the delay." - Ich entschuldige mich für die Verzögerung.

• "Sorry for any inconvenience caused." - Entschuldigung für etwaige Unannehmlichkeiten.

• "I'm sorry for the confusion." - Entschuldigen Sie die Verwirrung.

• "Thank you for your patience." - Danke für Ihre Geduld.

Typischer Fehler: Zu viel entschuldigen wirkt unprofessionell. Eine klare, kurze Entschuldigung reicht.

8. Nachfassen (Follow-up)

Keine Antwort erhalten? So hakst du höflich nach:

• "I'm following up on my previous email regarding..." - Ich hake nach bezüglich meiner vorherigen E-Mail...

• "Just checking in to see if you had a chance to review..." - Ich wollte nur nachfragen, ob Sie die Gelegenheit hatten, ... zu prüfen.

• "I wanted to circle back on..." - Ich wollte nochmal auf ... zurückkommen.

• "Have you had a chance to...?" - Hatten Sie die Gelegenheit, zu ...?

Tipp: Warte mindestens 2-3 Werktage, bevor du nachfasst.

9. Dankbarkeit ausdrücken

Es ist immer eine gute Idee, Wertschätzung zu zeigen:

• "Thank you for your prompt response." - Danke für Ihre schnelle Antwort.

• "I appreciate your help with this." - Ich schätze Ihre Hilfe dabei.

• "Thanks for taking the time to..." - Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, zu...

• "I'm grateful for your support." - Ich bin dankbar für Ihre Unterstützung.

10. Die Grußformel

So beendest du eine E-Mail professionell:

• "Best regards," / "Kind regards," - universell, professionell, neutral

• "Best," - etwas lockerer, aber immer noch geschäftlich

• "Thanks," - informell, wenn ihr euch gut kennt

• "Sincerely," - sehr formell, eher bei Erstkontakt

Typischer Fehler: "Regards" allein wirkt kühl. "Best regards" oder "Kind regards" sind besser.

Die 5 häufigsten Fehler beim Schreiben englischer E-Mails

1. Zu förmlich oder zu informell

Deutsche neigen dazu, entweder zu steif zu schreiben ("I am writing to request...") oder zu locker ("Hey! Need that report!"). Finde die Balance.

2. 1:1 Übersetzung aus dem Deutschen

"I became your offer" statt "I received your offer" - false friends sind tückisch. Denke auf Englisch, nicht auf Deutsch.

3. Zu lange Sätze

Deutsche Schachtelsätze funktionieren im Englischen nicht. Halte Sätze kurz und klar.

4. Fehlende Höflichkeit

Englisch ist oft indirekter als Deutsch. "Send me the file" klingt unhöflich. "Could you please send me the file?" ist besser.

5. Keine klare Call-to-Action

Was erwartest du von deinem Gegenüber? Mach das klar: "Please confirm by Friday" oder "Let me know if you need any further information."

Beispiel: Eine komplette Business-E-Mail auf Englisch

Hier ist eine vollständige E-Mail, die alle Elemente kombiniert:

Subject: Follow-up: Meeting Request for Q1 Planning

Dear Sarah,

Thank you for your email last week regarding the Q1 planning session.

I'd like to follow up and suggest a few dates for our meeting. Would any of the following work for you?

• Tuesday, 12 March, 10:00am

• Wednesday, 13 March, 2:00pm

• Thursday, 14 March, 11:00am

Please let me know which date suits you best, or feel free to suggest an alternative time.

I'd appreciate your confirmation by Friday so we can send out the agenda to the team.

Thank you for your time, and I look forward to our discussion.

Best regards,
Linda

Was macht diese E-Mail gut?

• Klare Betreffzeile

• Höfliche Anrede

• Bezug auf vorherige Kommunikation

• Konkrete Terminvorschläge

• Klare Deadline für die Antwort

• Professionelle, aber nicht steife Sprache

• Passende Grußformel

Dein E-Mail-Cheat-Sheet: Die wichtigsten Phrasen auf einen Blick

Anfrage stellen:

• Could you please...?

• Would it be possible to...?

• I would appreciate if you could...

Informieren:

• I'm writing to inform you that...

• Just a quick update on...

• Please note that...

Termin vereinbaren:

• Would [date] work for you?

• I'm available on...

• Could we schedule a meeting for...?

Nachfassen:

• I'm following up on...

• Just checking in to see if...

• Have you had a chance to...?

Danken:

• Thank you for your prompt response.

• I appreciate your help.

• Thanks for taking the time.

Abschluss:

• Looking forward to your reply.

• Please let me know if you need anything else.

• I'd appreciate your confirmation by [date].

Übung macht den Meister - aber Feedback macht dich besser

Du kannst alle Phrasen dieser Welt auswendig lernen - aber echter Fortschritt entsteht, wenn jemand deine E-Mails liest und dir sagt: „Das klingt komisch" oder „Hier fehlt etwas".

Deshalb empfehle ich: Schreib deine E-Mails, aber lass sie gelegentlich von jemandem checken, der Englisch auf hohem Niveau beherrscht. Das kann ein Kollege sein, ein Sprachlehrer oder ein professioneller Proofreading-Service.

Bei Linguages biete ich genau das an: Ich überprüfe deine geschäftlichen E-Mails, gebe dir Feedback zu Formulierungen, Ton und Struktur - und helfe dir, typische Fehler zu vermeiden.

Dein nächster Schritt: Schreib deine nächste E-Mail mit diesen Formulierungen

Nimm dir eine der 10 Formulierungen aus diesem Artikel und verwende sie in deiner nächsten englischen E-Mail. Du wirst merken: Es geht schneller, klingt natürlicher und fühlt sich sicherer an.

Und wenn du regelmäßig englische E-Mails schreibst, speichere dir deine Lieblings-Phrasen als Vorlagen ab. So sparst du Zeit und gewinnst Sicherheit.

Brauchst du Unterstützung bei deinen englischen E-Mails?

Bei Linguages helfe ich seit über 25 Jahren Berufstätigen, professioneller auf Englisch zu kommunizieren -ob in E-Mails, Meetings oder Präsentationen.

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Welche E-Mail-Situation fällt dir auf Englisch am schwersten? Anfragen formulieren? Beschwerden? Nachfassen? Schreib's in die Kommentare!